Manajemen Proyek Dan Resiko

Manajemen Proyek

Proyek Pengembangan IAIN Sunan Kalijaga, adalah merupakan usaha temporer yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh institusi. Agar proyek dapat mencapai tujuan, dengan tepat biaya, mutu, dan tepat waktu serta pengguna akhir puas dengan produk barang/jasa yang dihasilkan, maka pemahaman dan penerapan metodologi manajemen proyek yang tepat menjadi sangat penting.


Sekilas PMBOK
The Guide to PMBOK mendefinisikan manajemen proyek sebagai penerapan dari pengetahuan, kemampuan, alat bantu serta teknik ke aktifitas proyek agar dapat memenuhi atau melampaui apa yang dibutuhkan dan diharapkan oleh pihak-pihak terkait (stakeholder) dari proyek. Memenuhi atau bahkan melampui terhadap apa yang dibutuhkan dan diharapkan dari stakeholder, dengan cara menyeimbangkan seluruh kebutuhan yang terkait dengan :

• Ketepatan lingkup, waktu, biaya dan kualitas
• Stakeholder atau pihak-pihak yang terlibat atau terkena dampak dari proyek, dengan kebutuhan dan harapan yang berbeda-beda
• Tujuan yang terdeskripsi (kebutuhan) dan yang tidak terdeskripsi secara tertulis (harapan)

Landasan untuk menyusun struktur informasi di website ini adalah mengacu pada Guide To Project Management Body Of Knowledge(PMBOK). PMBOK adalah suatu istilah yang digunakan untuk menjelaskan kumpulan pengetahuan yang diperlukan oleh profesional dibidang manajemen proyek. Seperti halnya profesional di bidang lain seperti hukum, akuntansi ataukah komputer, semuanya memiliki suatu batang tubuh ilmu pengetahuan yang terus dikembangkan baik oleh praktisi maupun akademisi.

PMI adalah organisasi profesional yang berpusat di Amerika Serikat, didirikan sejak tahun 1969, dan saat ini sudah memiliki anggota sekitar 125.000 orang yang tersebar di 140 negara. PMI mengeluarkan standar bagi profesional manajemen proyek di seluruh dunia. Dokumen standar ini diberi nama A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Tuntunan ini sudah dikenal secara luas sebagai standar yang dapat diterima di seluruh dunia, dan telah mendapatkan pengakuan sebagai American National Standard (ANSI) yang diberikan oleh ANSI (American National Standards Institute).

PMBOK yang telah digunakan secara luas di seluruh dunia, tentunya harus diadaptasi, diramu dan disesuaikan dengan keadaan sosial, budaya dan nilai-nilai yang ada di masyarakat kita.
Dengan membaca bagaimana metodologi PMBOK diimplementasi beserta contoh-contoh nyata hasilnya, maka diharapkan pembaca dapat memahami istilah-istilah manajemen proyek yang sudah disepakati di dunia internasional, sebagai langkah aktif di era globalisasi, sekaligus dapat secara praktis, memanfaatkan tuntunan ini untuk menjadi manajer proyek yang kompeten baik di lingkungan proyek yang didanai oleh IDB maupun proyek lainnya.
Kerangka Kerja Manajemen Proyek

Kerangka manajemen proyek atau project management framework menyediakan landasan untuk memahami manajemen proyek. Agar proyek dapat berhasil memenuhi harapan dan keinginan dari pihak-pihak terkait atau stakeholder maka manajer proyek harus memiliki pemahaman terhadap fungsi pokok yang terdiri dari 4 (empat) bidang ilmu, fungsi penunjang yang terdiri dari 4 (empat) bidang ilmu dan terakhir bagaimana mengintegrasikan keseluruhan bidang ilmu, alat bantu, teknik yang ada di project management.

Fungsi pokok (core function) terdiri dari manajemen lingkup proyek - project scope management, manajemen waktu proyek – project time management, manajemen biaya proyek – project cost management dan manajemen kualitas proyek - project quality management. Fungsi penunjang yang terdiri dari manajemen sumber daya manusia proyek - project human resource management, manajemen komunikasi proyek – project communication management, manajemen resiko proyek – project risk management dan manajemen pengadaan proyek - project procurement management. Untuk menggabungkan seluruhnya harus dipelajari manajemen integrasi proyek - project integration management.
Sembilan bidang ilmu di atas, menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini.

• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.
• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal.
• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.
• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja.
• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif.
• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian penanggulangan resiko.
• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta,  rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan  serta administrasi kontrak kerja dan  penyelesaian kontrak.
• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan.

Alat Bantu dan Teknik
Beberapa teknik dan alat bantu penting yang dimanfaatkan selama mengerjakan Proyek Pengembangan IAIN Sunan Kalijaga antara lain :

1. Work Breakdown Structure untuk membantu menetapkan lingkup dari proyek
2. Gantt Chart, Network Diagram (Diagram jaringan kerja), Analisa jalur kritis dan critical chain scheduling dipergunakan untuk mengelola waktu proyek.
3. Teknik penyusunan perkiraan dan pengendalian biaya yang digunakan untuk mengelola biaya proyek

Project Stakeholder
Project Stakeholder adalah individu atau organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek, mereka memiliki berbagai kepentingan baik positif maupun negatif, yang dapat mempengaruhi keberhasilan dari proyek. Project team harus dapat mengidentifikasi stakeholder, untuk memahami apa yang kebutuhan dan harapan mereka, agar dapat dikelola dan diarahkan demi keberhasilan proyek.